Cara Membuat Mail Merge Pada Microsoft Word 2007

Saudara-saudaraku, pada kesempatan ini sekedar sharing saya mencoba untuk menampilkan tulisan mengenai fasilitas mail merge pada microsoft word 2007.
Mail Merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya Blangko Gaji) yang formatnya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat surat, sertifikat, dan label.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
* Dokumen Master, dokumen yang formatnya sama untuk semua penerima.
* Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nomor, nama, jabatan dan Jumlah Gaji sipenerima.

Data Source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu lebih mudah mengontrol, menambah dan menghapus data, lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya, juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya banyak dengan format blangko lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan misalnya di documents dengan nama Data Daftar Gaji Pegawai.


Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master format blangko slip gaji di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Daftar Penerimaan Gaji.

Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikutnya yaitu menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3. Pada menu bar Mailings, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Selanjutnya kita akan memilih data source.

4. Pada menu bar Mailings, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients, dan pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen data source(Data Daftar Gaji Pegawai) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Hasilnya seperti gambar berikut:


5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
6. Taruh kursor di sebelah tulisan Nomor, kemudian pada menu bar Mailings, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih (No)mor.
Lakukan juga hal yang sama pada Nama, Jabatan, dan Penerimaan, sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.


Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua seperti gambar berikut:


Untuk melihat hasil penggabungan,
7. Klik tombol Preview Results.

Dokumen blangko daftar penerimaan gaji akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Dokumen

8. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih Print Documents, untuk mencetak dokumen slip gaji.
Ada 3 pilihan:
1). All untuk mencetak semua dokumen blangko.
2). Current record untuk mencetak dokumen blangko pada halaman yang aktif.
3). Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak dokumen blangko yang dipilih saja.


Selamat Mencoba !!!